Telefonieren können alle. Aber für eine effektive Telefonkonferenz braucht man schon ein paar Fertigkeiten. Wir geben Tipps.

"Seien Sie bei einer Telefonkonferenz vor allem pünktlich", rät Roland Arndt aus Bad Oldesloe, Telefontrainer und Autor des Buches "Menschen gewinnen per Telefon". Er empfiehlt sogar eine Aufwärmphase von fünf Minuten: "Wenn die eigentliche Konferenz zum Beispiel um 19 Uhr beginnt, können die Teilnehmer vereinbaren, sich bereits ab 18.55 Uhr zusammenzuschalten und noch einen kurzen Small Talk führen." Der Vorteil: Zwischen den Teilnehmern entwickelt sich auf diese Weise eine lockere Gesprächsatmosphäre. Das ist ideal, um wenig später konstruktiv über die beruflichen Angelegenheiten zu sprechen.

Pünktlich sein

Neben der Pünktlichkeit ist es besonders wichtig, dass die Konferenz störungsfrei abgehalten werden kann, damit sich die Gesprächteilnehmer auf das Gesagte konzentrieren können und nicht abgelenkt werden. Dazu gehört vor allem das Verhindern möglicher Hintergrundgeräusche: "Schalten Sie die Anklopffunktion bei Ihrem Telefon aus und nutzen Sie zum Beispiel die Stummtaste am eigenen Telefon, falls es doch Hintergrundgeräusche gibt", betont Sabin Bergmann, Telefontrainerin und Inhaberin der Hamburger Firma Contelle Telefontraining.

Mit der Stummtaste kann man das Mikrofon seines Telefons abschalten, wenn man gerade nichts zur Sache beizutragen hat. Der Lautsprecher bleibt derweil eingeschaltet, so dass man die Gesprächspartner weiterhin verstehen kann.

Auf das Festnetz zurückgreifen

Sabin Bergmann rät überdies, telefonische Konferenzen über das Festnetz zu führen, weil es per Handy zu Übertragungsproblemen kommen kann. "Außerdem sollten Sie die Lautsprecher-Funktion Ihres Telefons möglichst nicht nutzen. So verhindern Sie Hallgeräusche." Da Stimmen fremder Personen nicht leicht zuzuordnen sind, empfiehlt Sabin Bergmann: "Nennen Sie Ihren Namen, bevor Sie etwas sagen. So wissen alle, wer gerade spricht."

Für eine Telefonkonferenz gelten auch die grundsätzlichen Regeln der Höflichkeit: "Lassen Sie sich gegenseitig ausreden", betont Sabin Bergmann. Roland Arndt ergänzt: "Die Qualität der Telefonkonferenz hängt von der Disziplin ihrer Teilnehmer ab. Dazu gehört der respektvolle und faire Umgang miteinander."

Keine Schuldzuweisungen aussprechen

Auch bei Telefonkonferenzen gelte der Grundsatz: Lob sollten viele hören, Kritik sollte dagegen im Zweiergespräch erfolgen. Eine Konferenz sollte also keine Plattform für Schuldzuweisungen sein. Stattdessen empfiehlt Arndt: "Bearbeiten Sie ein Thema lösungsorientiert und konstruktiv." Wichtig sei dabei, dass alle Beteiligten den anderen zu verstehen suchen und nicht auf ihrer Position beharren.

Eine besonders wichtige Funktion kommt dem Moderator der Konferenz zu: "Gerade wenn sich Konflikte anbahnen, sollte ein Moderator diese auffangen, indem er eingreift und zum Beispiel eine gesonderte Konferenz vorschlägt", so Arndt. "Im Gegensatz zu allen anderen Teilnehmern darf der Moderator Redebeiträge unterbrechen und Teilnehmern das Wort erteilen."

Einen Moderator festlegen

Sabin Bergmann: "Ein Moderator sollte schon deshalb festgelegt werden, damit er im Notfall einschreiten kann. Eine weitere Aufgabe des Moderators ist es auch, die Konferenz mit ein paar wichtigen Informationen einzuleiten. Zu Beginn sollte er Thema, Agenda und Ziel des telefonischen Meetings nennen."

Auch bei der Vorbereitung der Telefonkonferenz kommt dem Moderator eine wichtige Aufgabe zu: "Er sollte Vorgespräche führen und einzelne Teilnehmer fragen, ob sie Wortbeiträge vorbereiten könnten. So wird die Konferenz lebendiger und stringenter", so Arndt. Wer Wortbeiträge vorher einfordere, sollte sie dann allerdings auch während der Konferenz wirklich abrufen.

Sich gut vorbereiten

Zur Vorbereitung gehört aber noch mehr: "Rechtzeitig vor der Konferenz sollten alle Teilnehmer die benötigten schriftlichen Unterlagen erhalten. Dazu gehören zum Beispiel notwendige Informationen wie etwa Thema, Ziel, Teilnehmerliste, Termin, Uhrzeit und Dauer der Telefonkonferenz", so Sabin Bergmann. Auch der einzelne Teilnehmer kann sich neben der Lektüre der Unterlagen vorbereiten: "Sinnvoll ist es, sich schriftlich verschiedene Fragen zu beantworten: Was möchte ich erreichen? Was fragen? Was sagen?"

Zu einer professionellen Telefonkonferenz gehört auch die Nachbereitung: "Nach dem Meeting sollte an alle Teilnehmer per E-Mail ein Gesprächsprotokoll versendet werden. Am besten ist es, wenn Sie die Telefonkonferenz mitschneiden und den Mitschnitt nachher an alle Teilnehmer als Wave-Datei senden", erklärt die Hamburger Telefontrainerin. "Allerdings sollten alle Teilnehmer über den Mitschnitt vorab informiert werden."

Telefonkonferenz in englischer Sprache

Findet die Telefonkonferenz in englischer Sprache statt, gibt es zusätzliche Aspekte zu beachten. Sibylle Sannwald, Englisch-Trainerin bei Contelle erklärt: "Engländer pflegen in ihrer Ausdrucksweise einen eher indirekten Stil. Wenn ein Engländer beispielsweise sagt: 'I think that could just possibly be a problem' heißt das: 'Das ist aber problematisch'." Sibylle Sannwald rät deswegen: "Passen sie auch Ihre Ausdrucksweise diesem Stil an. Statt ‚I want‘ sollten Sie lieber ‚I would like‘ verwenden." Wichtig sei es außerdem, kurze und klare Sätze zu bilden sowie langsam und deutlich zu sprechen.

(Anja Schreiber, 2007 / Bild: Zentilia, Fotolia.com)