Wo gehobelt wird fallen Späne, so sagt das Sprichwort. Und in der Tat: Auch im Arbeitsalltag lässt es sich nicht immer vermeiden, dass Fehler passieren. Entscheidend ist dabei jedoch, wie Sie mit ihnen umgehen.



Von Doris Brenner

Am besten wäre es natürlich, Fehler erst gar nicht entstehen zu lassen oder sie direkt zu beheben. Leicht gesagt, wenn man unter Zeitdruck steht und fünf Dinge gleichzeitig erledigen soll. Seien Sie sich aber bewusst, dass das Ausbügeln von Fehlern im Nachhinein wesentlich unangenehmer und Zeit aufwendiger ist, also eine sorgfältige unmittelbare Prüfung.

Double-Check ist wichtig

Entwickeln Sie für sich Methoden, mit denen Sie Plausibilitätschecks durchführen können. Oftmals ist es schon hilfreich gemäß dem Vieraugenprinzip, einen Kollegen zu bitten, wichtige Dokumente nochmals durchzusehen. Auf jeden Fall sollten Sie sich zu keinen Schnellschüssen drängen lassen, die Sie nicht guten Gewissens verantworten können.

Erstes Gebot bei Fehlern: Ruhe bewahren

Wenn Ihnen ein Fehler passiert ist, gilt es so gut wie möglich Ruhe und einen kühlen Kopf zu bewahren. Indem Sie hektisch reagieren, besteht die große Gefahr, dass Sie die Sache noch schlimmer machen und alles völlig aus dem Ruder läuft. Niemand wird den Sachverhalt so gut einschätzen können wie Sie als Verantwortlicher. Daher sind Ihre Expertise und Ihre Erfahrung jetzt besonders gefragt. Atmen Sie tief durch und gehen Sie Schritt für Schritt vor.

Situation analysieren

Versuchen Sie zunächst die Situation so objektiv wie möglich zu analysieren. Was ist genau passiert? Welche Auswirkungen und Folgen sind damit verbunden? In der Regel haben Ihre Fehler nicht unmittelbare Konsequenzen für Leib und Leben eines Menschen. Anders ist es in Fällen, wie z.B. im Flugzeug oder in einem Kraftwerk, wo schnelles Handeln überlebenswichtig und unerlässlich ist. Dort bestehen in der Regel ganz klare und eindeutig festgelegte Prozeduren, die konsequent umzusetzen sind. Im Büroalltag sind es in erster Linie wirtschaftliche Auswirkungen, die zu berücksichtigen und zu bewerten sind.

Handlungsmöglichkeiten abstecken und beurteilen

Überlegen Sie sich, welche Möglichkeiten bestehen, um Ihren Fehler zu beheben bzw. die negativen Konsequenzen so gering wie möglich zu halten. Dies bedeutet mehrere Alternativen durchzuspielen und zu bewerten. Hierzu benötigen Sie eine ausreichende Informationsbasis und Bewertungsmaßstäbe, an denen Sie sich orientieren können. Worauf legt Ihr Chef besonders wert? Was hat höhere Priorität, die Sicherstellung einer vertrauensvollen Kundenbeziehung oder die Durchsetzung einer rechtlichen Position? Überlegen Sie sich auch, wer im nächsten Schritt zu informieren ist und in welcher Form Sie das tun.

Schaffen Sie Transparenz für Ihren Chef

In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass der Versuch, einen Fehler zu vertuschen und den Chef zunächst nicht zu informieren, Ursache für echte Schwierigkeiten darstellt. Es gibt nichts Schlimmeres, als dass Ihr Chef von Dritter Seite auf die Probleme angesprochen wird und selbst noch nicht unterrichtet ist. So wird Ihr Chef in eine defensive und unerträgliche Position gedrängt, da er quasi von hinten ins Genick getroffen wird und nicht handlungsfähig ist. Es ist leicht nachvollziehbar, dass sich diese Situation massiv negativ auf sein Vertrauensverhältnis zu Ihnen auswirken wird. Daher gilt eine frühzeitige und offene Information als zentrales Element der Schadensbegrenzung.

Nicht jammern, sondern Lösung anbieten

Wenn Sie auf Ihren Chef zugehen, sollten Sie sich nicht darauf beschränken ihm das Problem zu schildern. Stehen Sie zum einen zu Ihrem Fehler, zeigen Sie aber gleichzeitig auf, welche Maßnahmen Sie bereits zur Behebung bzw. zur Schadensbegrenzung ergriffen haben.

Sofern diesbezügliche Handlungen Ihren Entscheidungsrahmen übersteigen, bereiten Sie Ihrem Chef eine Entscheidungsvorlage auf, bei der Sie die zur Auswahl stehenden Alternativen aufzeigen und jeweils die Vor- und Nachteile mit auflisten. Sie sollten in das Gespräch bereits eine Bewertung und Empfehlung aus Ihrer Sicht mit einbringen. So zeigen Sie Verantwortungsbewusstsein und Handlungskompetenz.

Einsatz und Verantwortungsgefühl zeigen

Geht es nun darum, den Fehler so schnell und gut wie möglich zu beheben, sollten Sie ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Verantwortungsgefühl zeigen. Setzen Sie alles daran, die Situation wieder in den Griff zu bekommen. Indem Sie eine Krise souverän managen, können Sie aus dem Fehler für sich und Ihr Image sogar noch etwas Positives ziehen.

Keinen Sündenbock suchen

Häufig ist festzustellen, dass Menschen ihre eigenen Fehler anderen gerne in die Schuhe schieben und einen Sündenbock suchen. Diese Abschiebestrategie beweist wenig Souveränität und Selbstbewusstsein und kommt natürlich auch bei den Kollegen nicht gut an. Sie können nur Unterstützung von Ihrem Umfeld erwarten, wenn Sie fair bleiben und nicht andere für Ihre Fehler verantwortlich machen.

Erkenntnis ist der erste Schritt

Im Nachgang empfiehlt sich eine konsequente Analyse der Fehlerursache und des Prozesses der Fehlerbehebung. Was kann getan werden, um die Wahrscheinlichkeit eines derartigen Fehlers zu vermeiden? Wie sind Sie mit dem Fehler umgegangen? Wie lässt sich der Prozess der Fehlerbehebung in der Zukunft verbessern?

Diese Aufarbeitung kann Schwachstellen im System aufzeigen und birgt ein enormes Verbesserungspotenzial in sich. Schließlich sollten Sie einen Fehler auch nur einmal machen und daraus für die Zukunft etwas lernen. Diese Lessons learnt sind die zentralen Motoren für Verbesserung und Innovation. Also, ärgern Sie sich nicht über Ihre Fehler, sondern machen Sie was Positives draus.

(Bild: franckreporter, istockphoto)