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Zehn Meetingsünden zum Abgewöhnen

Zehn Meetingsünden zum Abgewöhnen

Meetings sind Zeitfresser und sollten deswegen effizient ablaufen. Das ist aber selten der Fall. Zehn Dinge, die garantiert jedes Meeting sabotieren. Welche erkennen Sie wieder?



Von Giselle Chaumien-Wetterauer

Laut aktuellen Umfragen verbringen Führungskräfte der mittleren Managementebene sowie Projektleiter etwa 30 bis 40 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Bei der oberen Führungsebene sind es sogar bis zu 60 Prozent. Das oberste Gebot lautet daher: Effizienz! Denn ineffektive Besprechungen kosten die Unternehmen jedes Jahr horrende Summen.

1. (Un-)pünktlichkeit

Vorausgesetzt, die Einladung zum Meeting ist rechtzeitig bei Ihnen eingetroffen, notieren Sie sich Termin, einschliesslich Uhrzeit, in Ihrem Kalender. Es gibt heute praktische (elektronische) Möglichkeiten, an einen Termin erinnert zu werden. Denn: Wer unpünktlich ist, stört - das ist eigentlich eine Binsenweisheit. Natürlich gibt es "gute" Gründe für ein verspätetes Eintreffen. Es gibt aber auch mindestens genau so viele Fälle, in denen es auf unzulängliches Zeitmanagement zurückzuführen ist. Wer jedoch billigend in Kauf nimmt, dass er die bereits tagende Runde stört, handelt respektlos.

2. Mangelnde Vorbereitung

Lesen Sie die Einladung nicht nur "quer", sondern aufmerksam durch. Möglicherweise enthält sie Hinweise auf vorbereitende Arbeiten, die zu leisten sind, wie beispielsweise das Durchsehen einer Präsentation, die unter einer angegebenen URL zum Download bereit steht. Mit hoher Wahrscheinlichkeit ist damit ein zügigeres Vorgehen in der Besprechungsrunde beabsichtigt, wenn darauf Bezug genommen wird. Melden Sie sich dann mit "sorry, wo steht das?", wird klar, dass es hier an Vorbereitungsarbeit Ihrerseits fehlt. Idealerweise wird mit der Einladung auch die Tagesordnung mitgeliefert, eventuell mit dem Hinweis "Ergänzungen bitte bis … anmelden".

3. Vier neue Punkte für die Tagesordnung

Kaum hat das Meeting begonnen, melden Sie sich mit: "Ich habe noch vier Punkte, die wir in die Tagesordnung aufnehmen sollten". Da kommt beim Leiter der Besprechung Freude auf. Hatte er nicht in der Einladung darum gebeten, die Ergänzungen fristgerecht anzumelden? Wenn daraufhin auch noch lange darüber debattiert wird, ob die einzelnen Vorschläge tatsächlich aufgenommen werden sollen oder nicht, geht mindestens eine - kostbare - Stunde verloren.

4. Notorisches Bedenken tragen

Selbstverständlich wollen Sie aktiv am Ergebnis des Meetings beitragen. Deshalb greifen Sie häufig ein und melden Bedenken an. Wer aber überall Risiken sieht und vor Gefahren warnt, behindert das Vorankommen. Schon Friedrich Schiller sagte in Wilhelm Tell: "Wer gar zu viel bedenkt, wird wenig leisten". Bedenkenträger erschweren das Umsetzen von Veränderungen und lähmen die Handlungsbereitschaft der Beteiligten. Selbstverständlich müssen mögliche Problemfelder angesprochen und behandelt werden. Aber eine positive Grundhaltung beim Angehen von Lösungen und Projekten kann nicht schaden!

5. Sich sichtbar nicht zuständig fühlen

"Eigentlich hab' ich ja damit gar nichts am Hut", denken Sie im Stillen und lehnen sich auf Ihrem Stuhl zurück. Sie nehmen Ihr Mobiltelefon zur Hand, nutzen die Zeit, um Ihr Adressbuch zu durchforsten, die Bildergalerie zu betrachten… Oder Sie malen kleine Strichmännchen auf Ihrem Notizblock. Auf jeden Fall bringt Ihre Haltung deutlich zum Ausdruck: "Ich verschwende hier meine Zeit".
Gegenfrage: Warum haben Sie dann nicht schon vorher abgesagt bzw. gefragt, aus welchen Gründen Sie zum Meeting eingeladen wurden?

6. Ich hab' da mal ein paar Fragen…

Beseelt von Ihrem Wunsch, einen aktiven Beitrag zu leisten, notieren Sie ein gutes Dutzend Fragen, während die Besprechungsteilnehmer die Tagesordnungspunkte abhandeln. Denn diszipliniert, wie Sie es sind, haben Sie den Aufruf des "Häuptlings", Fragen gesammelt am Ende zu stellen, beherzigt. Jetzt endlich stürzen Sie sich als Erster in die Runde und stellen eine Frage nach der anderen, dazwischen fällt Ihnen noch die eine oder andere neue ein…

Prüfen Sie, ob alle Ihre notierten Fragen tatsächlich mit der im Meeting zu treffenden Entscheidung zu tun haben. Möglicherweise ist es sinnvoller, diese in einer Art Fragenkatalog an den einladenden Besprechungsleiter zu senden, damit er sich gezielt damit befassen kann.

7. Killerphrasen

"In unserer Firma können Sie so etwas sowieso nicht umsetzen" oder "Das wird doch ohnehin nicht funktionieren" und "das ist doch alles schon längst bekannt, 1985 haben wir das schon einmal versucht, und es ging schief…" - so oder so ähnlich bringen Sie Ihre vermeintlich gut gemeinte Stellungnahme vor. Doch in der Form ist diese überhaupt nicht hilfreich. Im Gegenteil.
Bringen Sie Ihre Vorstellungen und Anregungen sachlich, begründet und verbindlich vor. Das ist nicht nur zielführender, sondern auch sympathischer!

8. Nicht zuhören

"Wie war das nochmal mit…?" oder "Haben wir schon die Frage des … angesprochen?" - Tja, Zuhören ist auch in Meetings das A und O. Denn Punkte anzusprechen, die schon längst abgehandelt worden sind, ist nicht besonders effektiv. Wer zielführend mitarbeiten will, konzentriert sich auf die Inhalte, notiert sich Wichtiges und behält vor allem immer eines im Auge bzw. im Kopf: Was wollen wir hier heute in diesem Meeting erreichen?

9. Besserwisserei

"Wenn Sie mich fragen, sollten wir das anders anpacken. Ich geh' mal zum Flipchart und erkläre Ihnen das…". Auch da kommt beim Leiter der Besprechung Freude auf. Denn damit stoßen Sie ihn vor den Kopf und stellen alles, was bisher gesagt wurde, in Frage. Ob im Privatleben oder im Beruf: Belehrende Schlaumeier, die immer alles besser wissen und stets das letzte Wort haben wollen, sind unerwünscht. Nehmen Sie sich zurück und versuchen Sie erst gar nicht, sich als neunmalklug aufzuspielen. Das schafft keine Sympathien. Treten Sie natürlich, freundlich und aufgeschlossen auf, damit können Sie punkten!

10. Exzessive Smartphonenutzung (gilt auch für Tablets!)

Es ist inzwischen zur Unsitte geworden, während Besprechungen ständig mit seinem Smartphone herumzuspielen, SMS zu schreiben, E-Mails zu beantworten, im Internet zu surfen oder das Adressbuch zu pflegen. Das Signal, das Sie damit abgeben, ist eindeutig: "Ich sitze zwar hier, aber das Thema der Besprechung ist für mich nur zweitrangig".

Schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus oder zumindest auf Vibrationsalarm um. Falls Sie unbedingt erreichbar bleiben müssen, weil Sie auf einen (wirklich) wichtigen Anruf warten, informieren Sie den Leiter des Meetings. Wenn Sie dann angerufen werden, entschuldigen Sie sich und verlassen Sie solange den Konferenzraum.

(Bild: Diego Cervo, istockphoto)


Giselle Chaumien-Wetterauer, GCW CommunicationGiselle Chaumien-Wetterauer

war fast drei Jahrzehnte als Ressortleiterin in der Industrie tätig, u.a. im Sprachendienst und in der Kommunikation, bevor sie sich selbstständig machte. Heute berät sie Unternehmen in Sachen Kommunikation, arbeitet als freie Autorin und Fachübersetzerin und begleitet junge Menschen in die Selbstständigkeit.

www.gcw-communications.com

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