Wer im Bewerbungsstress steckt, verliert leicht den Überblick. Wo muss man nachfassen, was kann man abhaken, wo stehen Reisekosten aus? Nicht nur für Arbeitssuchende, die ihre Bewerbungen nachweisen müssen, ist das ein Problem. Die Lösung: eine vernünftige Bewerbungsverwaltung.



Bevor Sie sich eine teure Software zulegen, sei gesagt: Spezielle Programme sind völlig unnötig. Denn mit einer einfachen Excel-Datei oder einer Word-Tabelle lassen sich Bewerbungen praktisch verwalten. Vorausgesetzt, sie werden gepflegt. 

Nicht den Überlick verlieren

Wer eine Stelle sucht, bewirbt sich nicht nur bei einem Unternehmen. Zwar muss nicht jeder zwanzig oder mehr Bewerbungen schreiben. Ingenieure, beispielsweise, sind gefragt, daher haben sie es leichter als viele andere Berufsgruppen. 

Doch Bewerbungen verwalten sollten alle, das ist wichtig. Schnell verliert man den Überblick, auf welche Stellenanzeige man sich überhaupt schon beworben hat, wo man wegen eines Vorstellungsgesprächs oder nach dem Bewerbungsgespräch noch einmal nachfragen sollte. 

Nach jedem Kontakt Notizen machen

Ebenso kann es hilfreich sein, sich nach jedem Kontakt - sei es das erste Telefongespräch vor der schriftlichen Bewerbung oder das eigentliche Vorstellungsgespräch - ein paar Notizen zu machen. Es wäre peinlich, wenn Sie im Verlaufe der Bewerbung nicht mehr wissen, mit wem Sie es zu tun hatten und was besprochen wurde. Die Vorbereitung auf den nächsten Bewerbungsschritt fällt damit leichter.

Arbeitssuchende, die bei der Arbeitsagentur registriert sind und Arbeitslosengeld erhalten, sollten ohnehin ein solches "Tagebuch" führen. Denn oft wird ein regelmäßiger Nachweis der Arbeitssuche verlangt. Dazu gehören die Stellensuche, Telefongespräche mit der Personalabteilung, eingesandte Bewerbungen, geführte Vorstellungsgespräche, aber auch Absagen, die Sie erhalten haben. Es ist ärgerlich, wenn Sie das im Nachhinein mühsam zusammentragen müssen.

Bewerbungsverwaltung einfach gemacht

Wie verwaltet man seine Bewerbungen am besten? Dafür gibt es beispielsweise kostenlose Bewerber-Programme für Musteranschreiben und –lebenläufe mit einem Teil Bewerbungsmanagement. Doch ein solcher Aufwand muss nicht sein.

"Man braucht keine Software für Dinge, die durch einfaches Nachdenken erledigt werden können", sagt Thomas Rübel. Der Geschäftsführer vom Büro für Berufsstrategie Hesse/Schrader in Berlin rät zur "einfachen, aber praktischen und handhabbaren Lösung".

Gut und günstig: Bewerbungsverwaltung in Excel oder Word

Was seiner Meinung nach kein Kunststück sei, wenn man die Frage für sich beantwortet: Wozu soll mir die Verwaltung meiner Bewerbungen dienen? "Die Antwort kann nur sein, den Überblick zu haben und zu wissen, wann welcher Schritt notwendig ist." Dazu eignet sich seiner Meinung nach eine Excel-Datei hervorragend. Wer sich mit diesem Programm nicht auskennt, der kann dieselbe Wirkung mit einer Word-Datei erzielen, in die eine Tabelle eingefügt wird. Andere Text- oder Tabellenkalkulationsprogramme wie das kostenlose Open Office kann man ebenso verwenden.

Ob nun Excel oder Word: Zunächst sind zwei Spalten notwendig, in denen steht, an wen zu welchem Zeitpunkt eine Bewerbung geschickt wurde. Eine weitere Spalte ist erforderlich, um zu dokumentieren, ob eine Eingangsbestätigung kam oder ob der Eingang der Unterlagen selbst nachgefragt wurde. 

Bewerben ist für Arbeitslose ein Vollzeitjob

Weiter geht es mit der Spalte, wie das Ergebnis der Nachfassaktion war. In diesem Teil geht es darum, sich zu notieren, was offen ist, wann und wie man aktiv werden muss. Das kann ein bestimmtes Datum sein, zu dem man sich in der Firma telefonisch melden soll, etwa, weil bis dahin die Unterlagen gesichtet wurden. Oder, falls ein Vorstellungsgespräch stattgefunden hat, der vereinbarte Termin, an dem die Entscheidung fallen soll.

"Wer einen Arbeitsplatz sucht, sollte das hauptberuflich, also 40 Stunden in der Woche tun. Dazu gehört, morgens in seine Liste zu schauen, was heute zu tun ist", sagt Rübel. Die Übersicht müsse täglich gepflegt werden, um ihre drei wichtigsten Kriterien zu erfüllen: Wie ist der aktuelle Stand der Dinge, wann ist der nächste Schritt fällig und was ist das Ergebnis?  "Viele Kandidaten verfahren nach dem beschriebenen Schema - und sie fahren gut damit", sagt Rübel.

(Peter Ilg / Bild: Doc Rabe, Fotolia.com)