Eine Email-Bewerbung ist preiswert und bei vielen Unternehmen mittlerweile Standard. Wir sagen,  was zu beachten ist, welche Fehler Sie vermeiden sollten und erklären die Unterschiede zur klassischen Bewerbung auf Papier.




Es ist leicht nachzuvollziehen, warum die Email-Bewerbung immer beliebter wird: Die Kosten für Mappe, Porto und Foto fallen weg, ebenso die Überlegungen über Mappenfarbe und -gestaltung. Das spart Zeit, Geld und im Zweifelsfall auch Nerven. Denn die digitale Mappe erreicht den Empfänger sofort, und es gibt keine Verzögerungen durch die Post. Ohne Aufwand und Sorgfalt geht es aber auch online nicht, ein Schnellschuss kann leicht nach hinten losgehen. Damit nicht prompt die Standardabsage im Posteingang landet, gilt es einige Regeln zu beachten.

Gleiche Qualitätsmaßstäbe wie auf Papier

"Grundsätzlich gelten bei einer Email-Bewerbung all die Regeln, die auch bei einer postalischen Bewerbung wichtig sind. So sollte die Bewerbung natürlich fehlerfrei sein", sagt Steffen Westermann vom Büro für Berufsstrategie Hesse/Schrader. Der Email-Bewerber sollte darüber hinaus aber auch auf Details achten, die bei einer Papier-Bewerbung keine Rolle spielen wie zum Beispiel die Datei-Größe. "Die Email sollte drei Megabytes nicht überschreiten. Weniger ist noch besser."

Auch das Verwenden von Mails mit obskuren, anonymen oder witzig gemeinten Absenderadressen (pusteblume23@web.de, 39875339xh@yahoo.de etc.) sollte man unbedingt vermeiden. Die Adresse, von der aus die Bewerbung versendet wird, muss seriös wirken. Besonders für Initiativbewerbungen gilt: Mit einem Anruf lässt sich der richtige Ansprechpartner recherchieren. Das vermeidet nicht nur die unpersönliche Ansprache "sehr geehrte Damen und Herren", sondern schließt die Gefahr aus, dass die Bewerbung in einer Sammeladresse wie "info@unternehmen.de" untergeht.

Was gehört in eine Email-Bewerbung?

Das Anschreiben, der Lebenslauf und das letzte Zeugnis oder Zertifikat gehören auf jeden Fall in eine Emailbewerbung. Doch so umfangreich wie klassische Papierbewerbungen sollte sie nicht sein. Deshalb ist es sinnvoll, bei den Zeugnissen und Nachweisen eine Auswahl zu treffen und nicht jedes VHS-Zertifikat mitzuschicken. Der Grund liegt vor allem darin, dass man die Dateigröße begrenzen sollte.

Als Anhang sind PDF-Dokumente zu empfehlen, da PDF ein Standardformat ist und nicht nachträglich verändert werden kann. Word- oder Excel-Dateien sollte man wenn möglich vermeiden. Auch eine PowerPoint-Präsentation ist für eine klassische Bewerbung völlig ungeeignet. Am besten ist es, eine einzige PDF-Datei zu gestalten, die den Lebenslauf und weitere Dokumente enthält, sofern die Datei dadurch nicht zu groß wird. Dazu gehört allerdings einiges an Computer-know-how. Wem das zu kompliziert ist, kann sich an Freunde und Bekannte wenden oder einen guten Copyshop aufsuchen, wo in der Regel solche Dienstleistungen angeboten werden. In der Regel kann man aber auch die Bewerbung auf mehreren Dokumenten verteilen. Mehr als drei Dateien im Anhang sollten es allerdings nicht sein.

Sorgfalt ist wichtig, die Form des Anschreibens ist Ansichtssache

So oder so ist Sorgfalt oberstes Gebot: "Problematisch ist es, wenn Sie Zeugnisse oder andere Dokumente schief einscannen oder auf den eingescannten Dokumenten Staubflusen zu sehen sind, die sich auf dem Scanner befunden haben. Das darf Ihnen auf gar keinen Fall passieren", warnt Westermann. Um solche und andere Fehler frühzeitig zu erkennen empfiehlt er, sich selbst einmal die Bewerbungs-Mail zuzuschicken, bevor sie an das Unternehmen geht.

Ob das Anschreiben als PDF-Dokument oder als Email-Text verschickt wird, ist Ansichtssache. "Wir von Büro für Berufsstrategie empfehlen wegen der Übersichtlichkeit und der Gestaltungsmöglichkeiten, das Anschreiben am Anfang des fortlaufenden PDF-Dokuments erscheinen zu lassen“, sagt Westermann. Business-Coach und Ratgeberautorin Gitte Härter rät dagegen, das Anschreiben als Email-Text zu verschicken. "So können Sie schon in der Email den Leser überzeugen. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, sollte das Anschreiben möglichst kurz und aussagekräftig sein." 

Das Bewerbungsfoto

Wer ein Foto mitschicken möchte, sollte es auf keinen Fall als eigenständige Datei anhängen. "Ihr Foto sollten Sie mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogrammes in Ihren Lebenslauf integrieren und dann das gesamte Dokument in das PDF-Format umwandeln", empfiehlt Westermann.

Gitte Härter hat einen weiteren Tipp für das Foto parat: "Wenn Sie von Ihrem Fotografen ein digitales Foto erhalten, hat das häufig eine sehr hohe Auflösung und eine riesige Dateigröße. Bevor Sie also das Foto in den Lebenslauf einbinden, müssen Sie es verkleinern." Dabei reicht es nicht, das Foto per Maus auf eine kleinere Größe zu skalieren, sondern es muss tatsächlich komprimiert werden. Dabei ist es wichtig, dass die Qualität weiterhin hoch bleibt. Wer nicht geübt ist, Bilder zu komprimieren, sollte seinen Fotografen bitten, ihm ein Foto in niedrigerer Auflösung zu überlassen. 

Die Etikette wahren

Wenn die technischen Hürden kein Problem sind, sollte man sich dennoch darüber klar sein, dass eine Email-Bewerbung zwar mit einem Klick verschickt werden kann, aber keinesfalls mit leichter Hand erstellt werden sollte. Das Medium verleitet dazu Sorgfalt und Etikette zu vernachlässigen.  Smileys haben auch in einem Online-Anschreiben nichts zu suchen. Und Massenmailings werden von Personalabteilungen schnell erkannt und landen im (elektronischen) Papierkorb.

Statt dessen sollte sich der Bewerber die Mühe machen, für jede Stellenausschreibung eine individuelle E-Mail zu verfassen. Sonst droht das vorzeitige Aus, denn kein Arbeitgeber sieht sich gern als einer unter vielen. Gut aufbereitete digitale Bewerbungsunterlagen erleichtern die Arbeit der Personalabteilungen. Sie lassen sich bequem an alle am Auswahlprozess beteiligten Kollegen weiterleiten oder auf einem Laufwerk speichern, auf das alle Zugriff haben.

Doch nicht immer kommt die Angabe einer E-Mail-Adresse der Aufforderung gleich, die Bewerbung digital zu versenden. Wenn in der Ausschreibung ausdrücklich eine schriftliche Bewerbung per Post gewünscht wird, ist der E-Mail-Kontakt lediglich für Rückfragen gedacht. Im Zweifel sorgt eine telefonische Nachfrage in der Personalabteilung für Klarheit.

Bei individuellen E-Mail-Bewerbungen hilft folgende Checkliste:

• neutrale, seriöse E-Mail-Adresse verwenden
• aussagekräftige Betreffzeile formulieren
• Ansprechpartner recherchieren
• das Anschreiben ebenso sorgfältig formulieren wie für eine herkömmliche Bewerbung und als E-Mail-Text oder als erste Seite des angehängten Dokuments einfügen
• alle Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) in einem Dokument im gängigem PDF-Format zusammenfassen
• die Toleranzgrenze für die Größe des Anhangs schwankt zwischen einem und drei MB - sicherheitshalber nachfragen
• Vorsicht bei Word-Dokumenten: Abspeichern in einer frischen Datei verhindert das Nachvollziehen der letzten Änderungen
• auf keinen Fall wahllos Serienbriefe verschicken

(Anja Schreiber, 2008 / Bild: ktsdesign, Fotolia.com)